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Wir stecken wertvolle Arbeitszeit in Besprechungen. Das tun wir, weil Besprechungen sinnvoll sind. Gerade heute habe ich eine Besprechung moderiert. Ich hatte Flipcharts vorbereitet. Es gab ein klares Thema. Wir haben diskutiert und entschieden. Das ganze wieder auf Flipcharts dokumentiert, abfotografiert und festgelegt, wer was als nächstes erledigt. Ich habe Ergebnisse erzeugt, mit denen wir weiter arbeiten können. Glaubt man jedoch dem Internet, dann scheint es keine sinnvollen Besprechungen zu geben. Es quillt über von Ratschlägen und Regeln, wie eine Besprechung gestaltet werden sollen, damit sie effektiv und effizient werden. Befrage ich Kollegen, ist das Stöhnen über Besprechungen groß. Was könnte der Grund sein, warum wir Besprechungen als wenig sinnvoll wahrnehmen?

Besprechungen lösen die Erwartung aus, dass sie langweilig werden. Ich vergleiche das gerne mit der PowerPoint-Müdigkeit oder auch Tod durch PowerPoint. Die erste Folie erscheint und unser Gehirn erwartet, dass PowerPoint seine Bedürfnisse nicht erfüllt. Statt Bilder bekommt es Text. Unser Gehirn hat gelernt, dass Besprechungen keine Bedürfnisse erfüllen. In Kindergarten und Schule haben wir diese Erfahrung gemacht in Formaten wie Erzählkreis. Das Ziel des Erzählkreises ist, die Fähigkeit des Einzelnen zu erhöhen, sich auszudrücken. Und gleichzeitig lernen wir, dass wir zuhören müssen, abwarten müssen, dass unsere Bedürfnisse nicht zählen. Das ist die Erwartung, die quasi angeknipst wird, wenn wir in eine Besprechung gehen. Gegen diese Erwartung und langjährige Erfahrung neue Erlebnisse zu setzen und für das eigene Team andere Besprechungen zu generieren, ist eine gute Entscheidung.

Entscheide dich bewusst für eine Veränderung

Um so etwas Eingefahrenes wie Besprechungen zu verändern, brauchte es hauptsächlich eines: Durchhaltevermögen. Ich stelle immer wieder fest, dass Menschen die Dauer unterschätzen, die es bedarf, um neue Gewohnheiten zu etablieren. Denn aus meiner Sicht ist unser Verhalten in Besprechungen lediglich eine Gewohnheit. Wir haben das Verhalten spätestens in der Schule gelernt und jeder von uns schaut auf mindestens 9 Jahre Schulzeit zurück. Bei den meistern wird es durch Kindergartenbesuch und Berufsschule dann doch eher 15 Jahre. Um die Besprechungskultur zu verändern, kannst du an ganz verschiedenen Punkten ansetzen. Jeder Ansatzpunkt ist gut. Es ist wichtig, dass du dich entscheidest. Für was genau du dich entscheidest, ist Geschmackssache. Wichtig ist aus meiner Sicht, dass du an dieser Entscheidung dran bleibst. Für mich ist da das Bild vom Jedi-Meister und seinem Schüler. Wenn ich die Meisterschaft in einer bestimmten Verhaltensweise erreichen möchte, dann geht es um üben, üben und üben.

Der erste Schritt ist also, dass ich mich frage, ob ich mir vorstellen kann, dass es möglich ist an der jetzigen Situation etwas zu verändern. Kann ich mir wirklich vorstellen, dass die Besprechung anders läuft? Kann ich meine Erwartung beeinflussen?

Tipp 1) Besprechungsregeln vereinbaren

Eine Möglichkeit ist es, Besprechungsregeln zu vereinbaren. Mit der Entscheidung zu Besprechungsregeln trittst du ins Rampenlicht. Wie das ablaufen könnte, habe ich hier beschrieben. Wenn sie klar sind, dann ist es wichtig, sie zu visualisieren. Sie sollten wirklich bei jeder Besprechung zu sehen sein. Denk daran „Aus den Augen, aus dem Sinn“ gilt an dieser Stelle wirklich. Hänge die Besprechungsregeln jedesmal auf. Die Besprechungsregeln können statisch sein oder dynamisch. Ich persönlich mag es, wenn hin und wieder nachgefragt wird, welche Regel verändert werden sollte oder wenn die Möglichkeit besteht, dass bei Bedarf ein einzelnes Teammitglied die veraltete Regel durchstreicht und durch eine neue ersetzt. Das gibt dann sicherlich Diskussion im Team. Damit sind die Besprechungsregeln wieder allen Personen klar vor Augen. Das ist aus meiner Sicht die eingesetzte Zeit wert.

Tipp 2) Vielredner stoppen

Mit diesem Tipp wirst du dich völlig neu kennenlernen. Und jede Besprechung wird wertvoller, wenn das gesagt wird, was notwendig ist. Und nichts darüber hinaus. Wenn du dich entschließt Vielredner zu stoppen, dann wird sich deine innere Stimme melden. Es tauchen Gedanken auf, dass das unhöflich ist und das gar nicht geht. Wann solltest du Vielredner stoppen: am besten sofort beim ersten (innerlichen) Seufzen! Also schnellstmöglich. Du kannst nicht darauf warten, dass die Person Luft holt oder das es vielleicht doch eine höflichere Möglichkeit gibt. Ein erster Schritt könnte sein, den Namen der Person zu nennen. Damit bekommst du die Aufmerksamkeit. Danach könnte ein Satz folgen wie: „Ich würde gerne zuhören, und merke gleichzeitig, meine Konzentration ist gerade weg.“ oder „Ich würde gerne mitdenken, dass ist jetzt überhaupt nicht die Information, die ich brauche.“

Tipp 3) Arbeit darf Spaß machen

Gib deine positive Energie in die Gruppe. Es ist toll, wenn du dich drauf konzentrierst, festzustellen, was in der Besprechung gut läuft. Und dann teile es mit den anderen. In meiner letzten Besprechung musste ich nicht schreiben. Das ist für mich eine Entlastung. Mein Kollege hat übernommen und wir haben in einer Tabelle Text bearbeitet. Die richtige Zelle zu finden, die Veränderung zu machen und dabei ruhig zu bleiben, ist eine Kunst. Alle anderen sehen schneller, wohin die Maus müsste. Ich habe mich wirklich gefreut, dass der Kollege ganz ruhig die Tabelle mit unserer Hilfe bearbeitet hat. Und das habe ich dann auch laut ausgesprochen. In jeder Gruppe gibt es immer etwas, dass in dieser Art und Weise bemerkt werden kann.

Tipp 4) Achte darauf, was genau gerade zu tun ist und führe die Gruppe dahin zurück

Eine Besprechung besteht in der Regel aus verschiedenen Aufgaben. Es gibt Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen, Inhalte zu diskutieren und die Beziehung der Teammitglieder zu pflegen. Meist geraten die Themen und Aufgaben durcheinander. Es wird schon diskutiert, und dabei ist die Entscheidung überhaupt noch nicht getroffen worden. Wenn dann am Ende der Diskussion klar wird, dass die Zeit nicht gut eingesetzt wurde, dann kommt Frust auf. Deshalb achte darauf, dass zuerst entschieden und dann diskutiert wird.

Tipp 5) Smalltalk gehört dazu – überlasse das nicht dem Zufall

Ich bin ein Fan von guter Planung. Und das bezieht sich auch auf den Smalltalk. Smalltalk ist nötig, um sich gegenseitig zu versichern, dass die Situation sicher und klar ist. Meist rutschen wir ungeplant in Lästern, Meckern oder Besserwissern ab. Die Besprechung hat noch nicht begonnen und schon ist die Stimmung im Keller. Und das nur, weil jemand sich als Opfer dargestellt hat.

Über welche Themen möchte ich im beruflichen Kontext sprechen? Welche Themen sind privat und welche persönlich? Ich treffe dazu bereits jetzt Entscheidungen. Für welche Themen möchte ich bekannt sein. Und ich notiere diese Themen in einer Liste. Hilfreich kann es dabei sein, wenn du dir vorstellst, du würdest FunFacts über dich notieren. Private Themen erscheinen nicht auf der Liste. Das könnte dein Beziehungsstatus sein oder das Verhältnis zu deiner Schwiegermutter. Persönliche Themen gibst du vor. Dein Lieblingsfußballverein, dass du als Kind eine Zahnspange hattest oder dein Urlaubsort. Wie gesagt, jedes dieser Themen kann von dir auch auf die private Liste gesetzt werden. Hier geht es zu meinen FunFacts.

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Jede Woche wieder schreibe ich in meinem Newsletter, was in meiner Bubbel so passiert. Ich bin mir sicher, da steckt so einiges an Inspirationen für dich mit drin. Meine Wundertüte JuttaVersum.