Jeder möchte unangenehme Gespräche sicher führen. Doch was genau ist die Definition von einem unangenehmen Gespräch? Zielvereinbarungen, Fehlverhalten, schlechte Leistung oder Versetzung sind unangenehme Gesprächsanlässe. Das kann so sein. Aus meiner Sicht ist es so, dass du bereits lange vor dem Gespräch die Weichen stellst, ob es ein unangenehmes Gespräch wird. Du kannst jetzt in die wertschätzende Haltung gehen und in die Beziehung zu deinen Mitarbeitern Zeit und Anerkennung investieren. Je häufiger du Kontakt mit deinen Mitarbeitern hältst, desto leichter wird es dir fallen, auch scheinbar schwierige Themen anzusprechen.
Ich kann mir vorstellen, dass es verschiedene Situationen gibt, in denen es nicht möglich war, bereits vor dem Gespräch eine tragfähige Beziehung aufzubauen. Dann ist Vorbereitung das A und O. Ich mag das Bild, dass du dann ein paar Schritte in den Schuhen des anderen gehen solltest. Und wenn du so in seinen Schuhen gehst, wird schnell klar, er wünscht sich Klarheit. Du übernimmst für deinen Teil die Verantwortung. Er möchte ein Gespräch auf Augenhöhe erleben und dass er dem Gespräch folgen kann. Auch wenn der Mitarbeiter versetzt oder gekündigt wird, bleibt er dir und deinem Unternehmen gewogen. Und das sollte das Ziel jedes Gesprächs sein.
Regelmäßig mit den Mitarbeitern sprechen
Damit Mitarbeitergespräche so angenehm wie möglich verlaufen können, solltest du dich möglichst täglich mit deinen Mitarbeitern austauschen. Wenn du es selbst nicht einrichten kannst, dann delegiere es. Der Austausch sollte dann verbindlich übernommen werden. Wenn das auch nicht möglich ist, dann sollte es wenigstens eine schriftliche regelmäßige Möglichkeit geben, was am Tag gut und weniger gut war mitzuteilen. Die Beziehung zur MitarbeiterIn trägt über Schwierigkeiten hinweg. Je mehr du in die Beziehungspflege investierst, desto leichter fallen dann herausfordernde Gespräche. Je häufiger du mit deinen Mitarbeitern sprichst, desto kleiner sind die Probleme, die du ansprechen möchtest.
Sei vorbereitet
Wenn ein Gespräch ansteht, dann bereite dich darauf vor. Aus meiner Sicht ist es absolut notwendig, ein positives Ziel festzulegen. Bei einem Mitarbeiterjahresgespräch wirkt das selbstverständlich. Doch selbst wenn das Ziel sein sollte, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es notwendig. Der Mitarbeiter hat seine Leistung nicht erbringen können, weil er auf der falschen Position eingesetzt wurde oder weil ihm ein ungünstiges Umfeld gestellt wurde. Das ist erst einmal nicht seine Verantwortung. Die Verantwortung trägst du als Führungskraft. Daher gibt es keinen Grund für Vorwürfe oder schlechte Stimmung im Gespräch. Die Art und Weise, wie das Gespräch verläuft, ist davon abhängig, dass du dein positives Ziel vor Augen hast.
Neben dem Ziel ist es wichtig, dem Mitarbeiter zu unterstellen, dass er gute Arbeit machen möchte. Deshalb gibt es immer gute Gründe, weshalb sich der Mitarbeiter so verhält, wie er es tut. Hier hat sich bewährt, die Ziel und Gründe zu notieren.
Bereite die MitarbeiterIn vor
Die Aussicht auf ein Mitarbeitergespräch versetzt die meisten Menschen in Aufregung. Hier ist es deine Aufgabe, die Aufregung so weit wie möglich zu reduzieren. Gib der MitarbeiterIn alle Informationen: Termin, Inhalt und Ort und unter Umständen, wer noch mit anwesend ist. Bei einem Mitarbeiterjahresgespräch bietet es sich an, vor dem Termin abzusprechen, welche Aspekte bearbeitet werden. Größtenteils gibt es für das Mitarbeitergespräch einen Leitfaden, der für ein Gespräch zu umfangreich ist. Lege einen Focus fest und, dass es notwendig ist, einen Focus zu legen. Diese Absprache wird verbindlich eingehalten. Und es werden nur Ereignisse besprochen, die im letzten Zeitraum waren. Hier baust du Vertrauen auf. Deine MitarbeiterIn kann sich darauf verlassen, dass du vergangenes ruhen lässt.
Reduziere deinen Status
Jeder von uns bringt dann seine beste Leistung, wenn er sich wohlfühlt. Und wir fühlen uns dann wohl, wenn wir als Menschen respektiert werden. Vorgesetzte oder Teamleiter sind auf einem höheren Status. Du hast mehr Verantwortung und daher auch mehr Macht über die Mitarbeiter. Daher ist es notwendig, dass du deinen Status zu reduzierst. Zum einen kannst du das über die Gestaltung des Rahmens tun. Setzt dich nicht hinter deinen Schreibtisch, sondern an einen Besprechungstisch. Biete deinem Gegenüber ein Getränk an. Zum anderen kannst du das über deine Sprache tun. Entscheide, ob es notwendig ist in Fachwörtern zu schwelgen oder ob kurze Sätze auch zu deinem positiven Ziel führen. Sie zuverlässig und sprich nur das eine Thema an, dass auf der Agenda steht.
Drossel dich, langsam!
Du hast dich gut vorbereitet. Das ist dein Vorsprung. Im Gespräch ist es so, dass dein Gegenüber mit kommen will. Vielleicht bist du schon bei der Lösung und der andere verdaut noch die Rückmeldung. Dann steigt dein Gegenüber aus. Wenn ich einen Menschen leiten möchte, dann folge ich zuerst. Und folgen bedeutet, seine Geschwindigkeit anzunehmen. Dann kann ich wechseln und führen.
Du interessierst dich, wie du deine wertschätzende Haltung ausbauen kannst? Du möchtest, dass deine Mitarbeiter wirklich merken, dass du ihre Leistung anerkennst? Du möchtest Störungen leicht ansprechen und lösen? Dann sind meine Seminarangebote genau das Richtige.
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